Los sistemas de registro y su importancia para los museos

El Registro de Colecciones juega un papel fundamental en todas las áreas de acción del Museo, por lo que en esta nota queremos dar a conocer un poco más respecto a su utilidad e importancia dentro de nuestra institución.

15/06/2020

Fuente: Museo Arqueológico de La Serena

Se podría decir que el Registro de Colecciones dentro de una institución como un Museo, es la base de la que se sostienen los tres pilares básicos de la labor museal, es decir, la conservación, investigación y difusión. Sin el adecuado registro de las colecciones, información como su contexto, historia o manipulación se perderían en el tiempo, provocando inevitablemente que dicha colección pierda su condición de valor patrimonial.

Específicamente en nuestro Museo, mantenemos un registro individual para las colecciones arqueológicas, bioantropológicas y archivísticas lo más detallado posible, utilizando diferentes medios físicos y digitales, dentro de los que destacan: libros de inventario, planillas electrónicas, fichas, fotografías, y recientemente, modelos tridimensionales. Es mediante estos recursos, que se hace posible extraer la información que servirá para enriquecer exhibiciones y materiales educativos que el museo pone a disposición del público, por lo que hemos querido hacer un recorrido por algunos de estos medios de registro, y así dar a conocer a nuestra comunidad de su importancia y relevancia para el Patrimonio Regional.

Los primeros registros en el Museo: Libros de Inventario

Desde la creación del Museo en 1943, se ha venido registrando cada uno de los objetos y sujetos pertenecientes a la colección en estos Libros de Inventario. Ellos han sido el producto de trabajos de Directores, Arqueólogos y Encargados de Colecciones que han trabajado con nosotros desde hace más de 60 años, por lo que podríamos considerarlos, incluso, parte de los objetos patrimoniales que resguardamos en nuestras colecciones.

Destacamos en ellos los primeros registros realizados por el fundador del Museo, Francisco Cornelly, quien plasmaba incluso dibujos de las piezas en ellos, cosa que ha sido de mucha utilidad en el presente, ayudando a identificar objetos y su estado original, similar a la función que una fotografía de laboratorio tiene actualmente.

Estos libros de inventario han sido la base de los registros posteriores que se han implementado en el Museo, y sin ellos, mucha de la información que actualmente conocemos sobre los pueblos originarios de nuestra región, se hubiese perdido en el tiempo.

Manejo para los nuevos tiempos: Planillas Digitales

Si bien los Libros de Inventario físicos son de suma importancia como mencionamos anteriormente, es necesario, además, mantener un respaldo de estos ante una eventual pérdida o catástrofe. Este es uno de los principales motivos de la implementación de nuevas tecnologías a las labores de registro y documentación de las colecciones.

Por otro lado, a medida que una colección aumenta en volumen y complejidad, se hace necesario agilizar la búsqueda de información particular entre otros tantos datos, en apariencia, similares. Por ejemplo, si se quiere buscar una cerámica diaguita en particular, con iconografía zoomorfa (diseño animal), dentro de todo el universo de cerámicas de esta cultura, buscar en un libro de inventario físico, página por página, se torna una labor que consume bastante tiempo y esfuerzo, por lo que una planilla digital que sirva de base de datos ayuda enormemente a acotar la búsqueda de información. Y si esta se mantiene actualizada y depurada debidamente, puede incluso ayudar a dilucidar datos que aporten, incluso, a descubrir nueva información de la colección.

Cabe mencionar, que en tiempos como los que vivimos actualmente, en donde el trabajo remoto se hace necesario, la ventaja que presentan estas herramientas digitales es invaluable, permitiendo un trabajo ágil y en paralelo por todos aquellos quienes trabajan con las Colecciones del Museo.

Información técnica y detallada: Fichas especializadas

Los Libros de Inventario y su versión digital se enfocan en el registro desde un ámbito administrativo y de manejo de colecciones desde del Museo, pero no permiten mucha flexibilidad en cuanto a la documentación de estas.

En el caso de querer ahondar conocimientos respecto al contexto de una colección u objeto en particular, es necesario un proceso que involucre el registro de análisis de laboratorios, tomas y revisiones fotográficas, estudios bibliográficos, entre otros medios; y luego, con el resultado obtenido, enriquecer el registro con información especializada en las distintas áreas de la institución.

Para ejemplificar esto, podríamos destacar la utilización de la base SURDOC (que pueden visitar en www.surdoc.cl), la cual es una plataforma que unifica y almacena todo el registro especializado que se realiza con objetos patrimoniales, tanto arqueológicos como históricos, al interior de las instituciones inscritas en esta. Aquí es posible compilar toda la información obtenida de los registros especializados de objetos, y ponerla a disposición del público e investigadores, con el fin de que pueda ser usada en la generación de nuevo conocimiento, o la difusión del mismo.

Imágenes y nuevos medios: Fotografías y Modelos tridimensionales

En los últimos años, la utilización de nuevos medios ha venido tomando mayor fuerza en lo que concierne al registro de colecciones patrimoniales. Si bien, la fotografía de laboratorio se ha venido ocupando casi en paralelo con la invención de la fotografía, la accesibilidad que presentan en la actualidad dispositivos como celulares con cámaras casi profesionales, han permitido que la mayoría de personas encargadas del manejo de colecciones pueda realizar registros fotográficos de las mismas en alta calidad, y ampliar el espectro de información que se resguarda dentro de una institución como un Museo.

En nuestra institución, el registro fotográfico se ha instaurado como un paso fundamental y obligatorio para toda nueva inclusión a las colecciones, y un objetivo a mediano plazo para todos aquellos ingresos pasados que no cuenten con este tipo de registros.

Además, gracias al proyecto de Nueva Museografía, en el cual nos mantenemos trabajando en la actualidad, alrededor de 100 objetos seleccionados para conformar la nueva exhibición permanente han sido escaneados en 3D y moldeados para ser ocupados en las labores de difusión y educación que presenta el Museo. Este hito marca un logro importante que permitirá, en un futuro próximo, gracias a aplicaciones como Sketchfab o tecnologías de impresión 3D, que el público que visita el museo pueda llevarse ejemplos de la colección a sus hogares, pudiendo así seguir aprendiendo y conociendo, parte de lo que fue la cultura material de los primeros habitantes de nuestra región.

Por Oscar Silva Fontana, Encargado de Colecciones

Recursos adicionales

Materias: Antropología - Archivos - Arqueología - Documentos - Institucional
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